Как привести документы в порядок с помощью картотечного шкафа
В любой организации очень важным является правильное хранение всей документации. Многие понимают, что удобность при этом создаст картотека. Это офисный атрибут, который содержит в своей конструкции разное количество карт. Они разложены по дате, содержанию в особом порядке и в нужной систематизации. Разберем нюансы организации картотек для учета документов в офисе или на производстве.
Как и где хранить документы в офисе
Вся документация должна быть отсортированной в зависимости от ее важности и содержания. Очень часто в различных организациях, в которых содержатся документы с правовой или социальной информацией, требуется отыскать нужный по первому запросу граждан. Картотечный шкаф https://hardsafe.ru/catalog/kartoteki/ позволит создать правильное распределение документов-карт.
Для того чтобы понять, как и где хранить документы нужно узнать об этом поподробнее. Хранение разделяется на два вида:
- Сохранение документации в делопроизводстве;
- Хранение важной информации, имеющейся в бумажной документации в архиве.
Если в компании нет отдельного помещения для размещения в нем картотек, тогда эти два вида хранения может быть осуществлено в комнате, занимаемой отделом кадров. Для этого помещение делится на две зоны: рабочую и хранилище.
В данной службе водятся правила по эксплуатации, режим, который должны соблюдать все работники этого подразделения. В зоне хранилища ставятся картотеки. Они должны иметь замки для закрывания их и препятствия для доступа к ним лиц, не имеющих право просмотра этих документов. Некоторые шкафы с картами могут опечатываться.
Вся документация располагается в определенном порядке. Для того чтобы быстро отыскать нужное дело, на его корешке ставится номер, который является индексом, отмеченным в номенклатуре.
Не стоит помещать в картотеку трудовые книжки работников, числящихся в этой организации. Они должны располагаться в сейфах вместе с печатями компании. Там же слаживаются ключи от картотек с важными документами.
Хранилище должно быть отделенным от помещения, где принимаются посетители. По окончании рабочего дня все карточки должны быть сложенными в места, отведенные для них. Картотека для документов после этого запирается.
В конце года проводится инвентаризация. Это нужно для сортировки документации, для определения ее ценности. Как проводится данная процедура должен знать в обязательном порядке сотрудник компании, который следит за сохранностью бумажной информации.
Как организовывается хранение
Если в компании имеется много документации, которую следует правильно распределять, тогда очень важно рассмотреть рационализацию этого метода хранения. Какие имеются требования к сохранности карточек:
- Организованное пополнение/замена документации.
- Удобность поиска нужной карты.
- Небольшая занимаемая площадь.
Хранение в картотеке бумажной документации может осуществляться в папках, футлярах, пр. Они размещаются в ящиках картотеки или на ее полках в нужной последовательности.
Виды картотек для документов
Конструкции картотек позволяют понять, как правильно хранить документы, как распределить их и сортировать между собой. Это может быть произвольная форма хранения или расположение по номерам, отмеченным в номенклатуре, датам, в алфавитном порядке, темам. Чтобы облегчить поиск нужного документа, на их корешки наносятся индикаторы, разделяющие их по тематическим подразделениям.
Плоские картотеки – в них карты размещены так, чтобы можно было видеть все индикаторы. Это ступенчатый метод, при котором один край последующей карточки выступает из-за предыдущей. При этом обзор всех документов становится полным.
Вертикальные картотеки имеют внешний вид ящиков. Карточки в них расположенные вертикально. Есть разновидности, в которых карты закреплены стержнем. Они имеют отверстия, через которое он проходит. Этот вид пользуется популярностью. Его можно встретить в службах кадрового учета, в бухгалтериях, в архивах различных компаний, предприятиях, в библиотеках, пр. Достоинства: невысокая цена, хорошая вместительность, простота конструкции. Недостатки: усложнен поиск нужных карт.
Подвесные картотеки имеют вертикальную конструкцию. Небольшие по габаритам. Размещаются в ящичках рабочих столов. Документы располагаются в них в подвесном виде в папках.
Вращающаяся картотека учета документов выглядит как барабан, который вращается вокруг стержня. Последний элемент может быть горизонтальным или вертикальным. На него помещаются секции, в которые вкладываются карты или папки с документацией. Есть еще одна разновидность картотечного устройства, при котором на стержень закрепляются в жестком закреплении карты. Очень часто эту конструкцию приобретают для мест массового скопления людей, в библиотеках. При индивидуальном заказе этот вид хранения бумажной информации может оборудоваться автоматическими механизмами для поиска.
Помещение документов в картотеку для учета
Перфокарточный метод позволяет легко найти нужную карту. При этом осуществляется механизированное нахождение нужного документа. Внешний вид карточки с перфорацией – это прямоугольник, который изготовлен из плотного картона. На крайней части этой папки имеются несколько специальных отверстий. Они имеют откалиброванный вид и располагаются в ряд. Когда происходит нанесение кода поиска, на карте вырезается перемычка, которая находится недалеко от края. Когда нужно найти карточку с важным документом, стержень произведет отбор по дырочному коду.
Итоги
Не стоит пренебрегать правильным хранением документов. От этого зависит не только эффективность рабочего процесса, но и предотвращение потерь документации. Выбор нужной картотеки при этом необходим. Она должна в полном объеме выполнять функции, которые на нее возлагаются.
Обратившись в компанию, предлагающую к использованию разные виды картотечных устройств, можно решить проблемы своей организации по хранению важной бумажной информации, обеспечить ее учет и быстрый поиск нужной карточки.