Показать меню

Как привести документы в порядок с помощью картотечного шкафа

19.05.2020
224

В любой организации очень важным является правильное хранение всей документации. Многие понимают, что удобность при этом создаст картотека. Это офисный атрибут, который содержит в своей конструкции разное количество карт. Они разложены по дате, содержанию в особом порядке и в нужной систематизации. Разберем нюансы организации картотек для учета документов в офисе или на производстве.

Как и где хранить документы в офисе

Вся документация должна быть отсортированной в зависимости от ее важности и содержания. Очень часто в различных организациях, в которых содержатся документы с правовой или социальной информацией, требуется отыскать нужный по первому запросу граждан. Картотечный шкаф https://hardsafe.ru/catalog/kartoteki/ позволит создать правильное распределение документов-карт.

Для того чтобы понять, как и где хранить документы нужно узнать об этом поподробнее. Хранение разделяется на два вида:

  1. Сохранение документации в делопроизводстве;
  2. Хранение важной информации, имеющейся в бумажной документации в архиве.

Если в компании нет отдельного помещения для размещения в нем картотек, тогда эти два вида хранения может быть осуществлено в комнате, занимаемой отделом кадров. Для этого помещение делится на две зоны: рабочую и хранилище.

В данной службе водятся правила по эксплуатации, режим, который должны соблюдать все работники этого подразделения. В зоне хранилища ставятся картотеки. Они должны иметь замки для закрывания их и препятствия для доступа к ним лиц, не имеющих право просмотра этих документов. Некоторые шкафы с картами могут опечатываться.

Вся документация располагается в определенном порядке. Для того чтобы быстро отыскать нужное дело, на его корешке ставится номер, который является индексом, отмеченным в номенклатуре.

Не стоит помещать в картотеку трудовые книжки работников, числящихся в этой организации. Они должны располагаться в сейфах вместе с печатями компании. Там же слаживаются ключи от картотек с важными документами.

Хранилище должно быть отделенным от помещения, где принимаются посетители. По окончании рабочего дня все карточки должны быть сложенными в места, отведенные для них. Картотека для документов после этого запирается.

В конце года проводится инвентаризация. Это нужно для сортировки документации, для определения ее ценности. Как проводится данная процедура должен знать в обязательном порядке сотрудник компании, который следит за сохранностью бумажной информации.

Как организовывается хранение

Если в компании имеется много документации, которую следует правильно распределять, тогда очень важно рассмотреть рационализацию этого метода хранения. Какие имеются требования к сохранности карточек:

  • Организованное пополнение/замена документации.
  • Удобность поиска нужной карты.
  • Небольшая занимаемая площадь.

Хранение в картотеке бумажной документации может осуществляться в папках, футлярах, пр. Они размещаются в ящиках картотеки или на ее полках в нужной последовательности.

Виды картотек для документов

Конструкции картотек позволяют понять, как правильно хранить документы, как распределить их и сортировать между собой. Это может быть произвольная форма хранения или расположение по номерам, отмеченным в номенклатуре, датам, в алфавитном порядке, темам. Чтобы облегчить поиск нужного документа, на их корешки наносятся индикаторы, разделяющие их по тематическим подразделениям.

Как привести документы в порядок с помощью картотечного шкафа

Плоские картотеки – в них карты размещены так, чтобы можно было видеть все индикаторы. Это ступенчатый метод, при котором один край последующей карточки выступает из-за предыдущей. При этом обзор всех документов становится полным.

Вертикальные картотеки имеют внешний вид ящиков. Карточки в них расположенные вертикально. Есть разновидности, в которых карты закреплены стержнем. Они имеют отверстия, через которое он проходит. Этот вид пользуется популярностью. Его можно встретить в службах кадрового учета, в бухгалтериях, в архивах различных компаний, предприятиях, в библиотеках, пр. Достоинства: невысокая цена, хорошая вместительность, простота конструкции. Недостатки: усложнен поиск нужных карт.

Подвесные картотеки имеют вертикальную конструкцию. Небольшие по габаритам. Размещаются в ящичках рабочих столов. Документы располагаются в них в подвесном виде в папках.

Вращающаяся картотека учета документов выглядит как барабан, который вращается вокруг стержня. Последний элемент может быть горизонтальным или вертикальным. На него помещаются секции, в которые вкладываются карты или папки с документацией. Есть еще одна разновидность картотечного устройства, при котором на стержень закрепляются в жестком закреплении карты. Очень часто эту конструкцию приобретают для мест массового скопления людей, в библиотеках. При индивидуальном заказе этот вид хранения бумажной информации может оборудоваться автоматическими механизмами для поиска.

Помещение документов в картотеку для учета

Перфокарточный метод позволяет легко найти нужную карту. При этом осуществляется механизированное нахождение нужного документа. Внешний вид карточки с перфорацией – это прямоугольник, который изготовлен из плотного картона. На крайней части этой папки имеются несколько специальных отверстий. Они имеют откалиброванный вид и располагаются в ряд. Когда происходит нанесение кода поиска, на карте вырезается перемычка, которая находится недалеко от края. Когда нужно найти карточку с важным документом, стержень произведет отбор по дырочному коду.

Итоги

Не стоит пренебрегать правильным хранением документов. От этого зависит не только эффективность рабочего процесса, но и предотвращение потерь документации. Выбор нужной картотеки при этом необходим. Она должна в полном объеме выполнять функции, которые на нее возлагаются.

Обратившись в компанию, предлагающую к использованию разные виды картотечных устройств, можно решить проблемы своей организации по хранению важной бумажной информации, обеспечить ее учет и быстрый поиск нужной карточки.

Еще по этой теме:
Что такое шеф монтаж счётчиков воды и кому он нужен?
01:00, 20 декабрь
Что такое шеф монтаж счётчиков воды и кому он нужен?
Шеф монтаж счётчиков является услугой, которая предусматривает монтаж, опломбировку учётных устройств, а также предоставление клиенту всей необходимой документации с целью регистрации в Управляющей
Для чего нужны полочные стеллажи: статья от Sclad.ru
00:52, 18 октябрь
Для чего нужны полочные стеллажи: статья от Sclad.ru
Сегодня полочные стеллажи являются неотъемлемой частью как огромных складских комплексов, так и небольших подсобных помещений, лабораторий или производственных цехов.
Основные стадии взыскания задолженности через суд
16:49, 16 август
Основные стадии взыскания задолженности через суд
Взыскание задолженности является полным комплексом мероприятий, основной целью которых является принуждение должника вернуть средства через суд.
Быстро получить домен в зоне pp ua: идеальное решение для личных сайтов
11:43, 19 август
Быстро получить домен в зоне pp ua: идеальное решение для личных сайтов
В интернете ежедневно появляются новые сайты. Некоторые из них являются важной частью крупных бизнес проектов. Другие, наоборот, создают обычные пользователи для того чтобы поделиться своими
На ярмарке Кировской области собрались 80 участников
14:18, 19 август
На ярмарке Кировской области собрались 80 участников
В Кирове стартовали летние ярмарки мёда «Медовый спас». Большая часть из них продлится до 23 августа. Об этом рассказали в региональном управлении ветеринарии.
Пермский край принимает документы от глав КФХ
13:22, 29 апрель
Пермский край принимает документы от глав КФХ
По 15 мая продлится прием документов от глав КФХ, который проводится в ходе реализации правительственного постановления Пермского края, регулирующего порядок предоставления субсидий бюджетам
Комментарии:
Добавить комментарий
Ваше Имя:
Ваш E-Mail:
  • bowtiesmilelaughingblushsmileyrelaxedsmirk
    heart_eyeskissing_heartkissing_closed_eyesflushedrelievedsatisfiedgrin
    winkstuck_out_tongue_winking_eyestuck_out_tongue_closed_eyesgrinningkissingstuck_out_tonguesleeping
    worriedfrowninganguishedopen_mouthgrimacingconfusedhushed
    expressionlessunamusedsweat_smilesweatdisappointed_relievedwearypensive
    disappointedconfoundedfearfulcold_sweatperseverecrysob
    joyastonishedscreamtired_faceangryragetriumph
    sleepyyummasksunglassesdizzy_faceimpsmiling_imp
    neutral_faceno_mouthinnocent
Личный кабинет